Guarda una cotización de prueba por solicitud

En la oficina hay dos cotizaciones con el mismo nombre y no sabes cuál corresponde a la solicitud que te piden. Para guardar una cotización por solicitud, crea una carpeta con su código, sube el PDF y, al volver a abrirlo, comprueba que el código que aparece dentro es el de la solicitud.

Puedes usar Google Drive o OneDrive, dos servicios que guardan documentos por internet, abiertos como páginas en Chrome, la herramienta de Google con la que abres páginas de internet. La práctica empieza desde abrir Chrome y preparar un PDF ficticio; no da por hecho que ya sabes descargar o subir documentos. No enviarás cotizaciones ni usarás datos de clientes reales.

Prepara una cuenta propia y reconoce lo que vas a guardar

Usa una computadora con conexión a internet y Chrome actualizado, es decir, con la edición más reciente que ofrece Google. Haz doble clic en su icono, o sea, pulsa dos veces seguidas el botón principal del ratón sobre el dibujo pequeño de Chrome, y localiza arriba la barra de direcciones, el espacio largo donde escribes la dirección de una página. Todas las instrucciones siguientes se hacen en páginas abiertas en Chrome, sin instalar nada.

Elige solo una alternativa. Para Drive necesitarás una cuenta Google personal de prueba; para OneDrive, una cuenta Microsoft personal de prueba. Si no la tienes, consulta cómo crear una cuenta de Google o el enlace para crear una en los requisitos oficiales de OneDrive. Termina de crearla en la página de Google o de Microsoft y vuelve aquí; no escribas contraseñas, correos ni códigos en el ejercicio.

Al entrar, abre el icono del perfil, la imagen o inicial que muestra con qué cuenta estás, y comprueba que es tu cuenta. Si es de otra persona, detente. Una computadora desbloqueada no demuestra que la cuenta del servicio sea tuya. También comprueba que tienes espacio libre: si al subir te pide ampliar el almacenamiento, el espacio para guardar, o no te deja continuar, conserva el documento de prueba y resuelve esa condición antes de seguir.

La extensión .pdf es la parte final del nombre de un PDF e indica de qué tipo es. No basta cambiar el nombre de otro documento para convertirlo en PDF: hay que descargarlo o exportarlo como PDF, es decir, obtener una copia de ese tipo.

Descargar es guardar en tu computadora una copia de algo que está en internet. Subir es lo contrario; según el servicio, el botón para subir dice «Subir archivo» o «Cargar». El documento que escribes y puedes cambiar en la página, el PDF descargado en tu computadora y el PDF que subas son tres cosas distintas. Esta práctica te pide comprobar la última: la copia abierta desde su carpeta en el servicio.

Prepara tu propio PDF ficticio

Más abajo tienes el texto exacto del ejemplo. Puedes crear tu PDF con ese contenido en la misma alternativa elegida. No hay una descarga de Akiautomatiza que debas encontrar ni completar con datos reales. Si aún no puedes crear o encontrar el PDF, conserva el texto y marca la práctica de subida como pendiente.

Si elegiste Google: abre Documentos de Google, la herramienta de Google para escribir textos por internet. Escribe docs.google.com en la barra de direcciones de Chrome, presiona Enter, la tecla que confirma lo que escribiste, y entra con tu cuenta de prueba si lo pide. Selecciona En blanco. Haz clic en el título del documento para ponerle el nombre que indica el ejemplo, sin añadir .pdf a este documento que vas a escribir. Haz clic en la página vacía, copia el texto ficticio y pégalo: copiar lo repite sin quitar el original y pegar lo coloca donde elegiste. Si no usas copiar y pegar, escríbelo tal como aparece, sin sustituir nombres por personas reales.

Espera a que se guarden los cambios; Documentos los guarda por internet mientras escribes. Abre Archivo → Descargar y selecciona Documento PDF. La ayuda oficial de Google distingue entre guardar los cambios por internet y descargar una copia. El PDF descargado debe conservar el texto del ejemplo; el documento original que escribiste puede quedarse en tu cuenta, fuera de la carpeta donde comprobarás el PDF.

Si elegiste Microsoft: escribe office.com/login, entra con tu cuenta Microsoft de prueba y elige Word, la herramienta de Microsoft para escribir textos, que aquí usarás desde su página. Selecciona documento en blanco. Cambia el título de arriba por el nombre del ejemplo sin .pdf, haz clic en la página y pega o escribe el contenido ficticio. Word guarda los cambios por internet sin que lo pidas; comprueba que no aparece un aviso de error al guardar.

Para obtener la copia en PDF, abre Archivo → Exportar → Descargar como PDF, sin comentarios, y confirma Descargar si lo pide. Microsoft explica esta forma de obtener el PDF desde Word. Si en tu pantalla no aparecen esas opciones, detente y describe cuál no encuentras; no elijas una compra para continuar.

En Chrome, abre el menú de tres puntos de arriba, la lista de opciones de Chrome, y selecciona Descargas: se abre la lista de Descargas de Chrome, donde encuentras el PDF recién creado. También puede aparecer en el icono de descargas junto a la barra de direcciones. Para ver en qué carpeta de tu computadora quedó, usa «Mostrar en la carpeta», que en algunas pantallas dice «Mostrar en carpeta», si está disponible, y anota esa carpeta. La ayuda de descargas de Chrome explica la diferencia entre abrir el documento y ver dónde quedó. Si al descargar elegiste otra carpeta, no supongas que está en la de siempre.

Abre el PDF desde ahí y comprueba la frase “EJEMPLO FICTICIO” y su código de solicitud. Si descargaste otro documento o no aparece todo el texto, corrige el original y vuelve a obtener el PDF antes de subirlo. Cuando Chrome añade un número al nombre porque ya existe otra copia, identifica cuál es y fíjate en ese número al elegir el documento; no borres documentos reales para que el nombre quede igual.

Ruta A: crea la carpeta y sube el PDF en Drive

1. En Chrome, escribe drive.google.com y presiona Enter. Comprueba en el perfil que es tu cuenta; usa la misma donde preparaste tu ejemplo si elegiste Google.
2. Entra en Mi unidad, la sección de Drive donde organizas tus documentos. Haz clic en Nuevo → Carpeta (en algunas pantallas dice Nueva carpeta), escribe el nombre de la carpeta del ejemplo y elige Crear. Haz doble clic en la carpeta para abrirla.
3. Si el ejemplo lleva una subcarpeta, es decir, una carpeta dentro de otra, repite Nuevo → Nueva carpeta dentro de la primera; después ábrela. Mira los nombres de carpetas que aparecen arriba, uno tras otro, para saber en qué carpeta estás.
4. Revisa la carpeta de prueba: abre su menú de opciones y elige Compartir o Administrar acceso, la opción para revisar quién puede abrirla. Debe ser tuya, sin otras personas añadidas y con «Acceso general» en «Restringido», es decir, que solo entren las personas autorizadas. No cambies carpetas de trabajo real para practicar. Si la carpeta está dentro de otra compartida, recibe sus permisos de acceso, las reglas que indican quién puede abrirla o cambiarla: crea la prueba fuera de ella y revisa de nuevo.
5. Ya dentro de la carpeta correcta, elige Nuevo → «Subir archivo». Se abre una ventana para buscar en tu computadora. Entra a la carpeta que anotaste al descargar, selecciona tu PDF y elige Abrir.
6. Espera a que termine de subirse. Si aparece un error o no termina, no des el ejercicio por terminado. Cuando aparezca en la lista, haz doble clic en el PDF, lee su código y cierra solo el PDF, sin salir de Drive.

Drive explica cómo crear y organizar carpetas y cómo subir archivos. Si subes otra vez un documento con el mismo nombre a la misma carpeta, Drive puede guardarlo como una nueva versión, es decir, otra edición del documento que ya estaba; no lo hagas en esta práctica. Si dudas de una copia, revisa lo que ya está antes de subir de nuevo.

Ruta B: crea la carpeta y sube el PDF en OneDrive

1. Escribe onedrive.com en Chrome, presiona Enter y entra con tu cuenta de prueba si lo pide. Comprueba el perfil antes de crear algo.
2. Entra a tus archivos. Busca la opción para añadir o crear, que dice Nuevo o Agregar nuevo según la pantalla; elige Carpeta. Escribe el nombre del ejemplo y confirma Crear. Abre la carpeta desde la lista.
3. Si hace falta una subcarpeta, créala dentro de la anterior y ábrela. Comprueba los nombres de las carpetas abiertas antes de elegir un documento; no uses la sección de fotos para esta tarea.
4. Desde el menú de opciones de la carpeta consulta Administrar acceso o la información de con quién está compartida. Usa una carpeta tuya sin otras personas. Si no puedes comprobarlo o está dentro de una carpeta compartida, detente y prepara otra carpeta de prueba.
5. En la carpeta donde lo guardarás, selecciona «Cargar» (en inglés, «Upload»), elige «Archivos» si te pregunta qué subir, busca el PDF en la carpeta de tu computadora que anotaste y confirma Abrir. No selecciones una carpeta completa de documentos reales.
6. Espera a que termine de subirse sin avisos de error. Ábrelo desde la lista, lee el contenido y cierra el PDF. Abrirlo comprueba más que ver solo el nombre.

Microsoft explica cómo subir desde su página y cómo organizar archivos. Los nombres de los botones pueden cambiar según el idioma o la fecha. Si no reconoces la opción, anota dónde te detuviste: no instales otra aplicación para dar por seguida esta ruta.

Vuelve a encontrarlo desde su carpeta, no desde Recientes

Cierra el PDF; si se abrió en otra pestaña, es decir, en otro espacio de la misma ventana de Chrome, cierra esa pestaña. Vuelve al servicio. Si cerraste todo, abre Chrome y escribe otra vez la dirección de la opción elegida. Revisa la cuenta, entra en tus archivos y abre las carpetas por sus nombres hasta llegar al PDF. Ábrelo de nuevo y lee el código que trae dentro.

Recientes, la lista de lo que abriste hace poco, puede ayudarte en otras situaciones, pero aquí no demuestra que sabes dónde está. Tampoco basta el historial de Chrome, la lista de páginas que abriste antes: podría llevarte a un documento abierto antes desde otro lugar. La comprobación consiste en volver a abrir las carpetas una por una y explicar qué documento del servicio estás abriendo.

Si no aparece, revisa cuenta, carpeta y si terminó de subirse, en ese orden. Si sigue fallando, deja “pendiente” y anota el bloqueo exacto. Conserva el PDF ficticio de tu computadora para intentarlo de nuevo cuando haya conexión o espacio. No borres ni sustituyas archivos reales para resolver el ejercicio.

Demostración: cotización de la solicitud 101

Crea un documento nuevo llamado Cotizacion_v1_DEMO; DEMO indica que es material de demostración. Para el primer PDF usa:

EJEMPLO FICTICIO. Solicitud 101. Cotización de demostración. Versión 1. Alcance ficticio: revisión de un documento administrativo de muestra. Responsable ficticio: Oficina A. Sin precio, cliente, contacto ni autorización comercial real.

Dentro del servicio quedará en la carpeta Solicitud_DEMO_101, con el nombre Cotizacion_v1_DEMO.pdf. Crea esa carpeta, sube solo este PDF y comprueba que el interior dice Solicitud 101. El nombre del documento no será la única forma de reconocerlo.

El ejemplo resuelto termina con: “Abro mis archivos en el servicio elegido, entro a Solicitud_DEMO_101 y abro Cotizacion_v1_DEMO.pdf. Leo Solicitud 101”. Guardarlo no significa haberlo revisado comercialmente ni haberlo enviado. Esa separación evita marcar una respuesta como hecha por haber organizado un documento.

Variación: mismo nombre, solicitud distinta

Prepara el segundo documento desde uno nuevo, también con título Cotizacion_v1_DEMO, pero usa este contenido:

EJEMPLO FICTICIO. Solicitud 102. Cotización de demostración. Versión 1. Alcance ficticio: organización de una carpeta de muestra. Responsable ficticio: Oficina A. Sin precio, cliente, contacto ni autorización comercial real.

Descárgalo como PDF. Si Chrome agrega un número al nombre porque ya existe el de 101, no reemplaces el primero sin distinguirlos: abre el nuevo y confirma Solicitud 102. Puedes guardarlo en otra carpeta de tu computadora o fijarte en el nombre que recibió. Después de subirlo a su carpeta 102, usa en el servicio la opción para cambiarle el nombre y dejar Cotizacion_v1_DEMO.pdf si hace falta, después de comprobar su contenido.

Crea Solicitud_DEMO_102 separada de 101 y sube ahí el segundo PDF. El reto es que cada carpeta contenga su documento, aunque ambos tengan igual nombre. No subas el segundo a 101: podrías reemplazar una copia o crear una nueva versión del primero que no sirve para distinguir solicitudes.

Comprueba la solicitud que te piden

Cierra los PDF que tengas abiertos. Tu consigna ahora es “encuentra la cotización de la solicitud 102”. Entra desde el servicio, abre la carpeta 102, abre el PDF y lee su código. Si aparece 101, el resultado es pendiente: revisa cuál descargaste y cuál subiste. No cambies el texto de un PDF equivocado solo para que parezca correcto.

EJEMPLO FICTICIO · Solicitud pedida: ____ · Carpeta abierta: ____ · Archivo: ____ · Código leído dentro: ____ · Resultado: correcto / pendiente · Ayuda necesaria: ____.

La muestra resuelta escribe 102 en solicitud, Solicitud_DEMO_102 en carpeta y Solicitud 102 en contenido. Puede describir la ayuda necesaria sin registrar quién es el dueño de la cuenta. La prueba exige carpeta y contenido, no solo una miniatura, la imagen pequeña que muestra el documento en la lista, o el nombre repetido.

Cuándo pedir ayuda y cómo seguir

Si la cuenta de la oficina tiene límites o varias personas necesitan usar documentos reales, pide al responsable revisar permisos y quién es dueño de los documentos antes de cambiar cómo se organizan. Esta práctica individual no propone compartir contraseñas ni reemplaza una revisión del proceso comercial.

Una vez recuperado el PDF correcto, el seguimiento es otra tarea. Puedes leer cómo dar seguimiento a una cotización. No se envió nada al crear estas carpetas; tampoco se aprobó precio o alcance por usar el nombre Cotización.

Preguntas frecuentes

¿Basta con buscar el nombre del documento?

No aquí: el nombre es igual en dos solicitudes. La carpeta y el código de adentro permiten comprobar cuál abriste.

¿La descarga con un número añadido es otra versión comercial?

No necesariamente. Puede ser solo un número que Chrome agregó en tu computadora para distinguir descargas. Abre y compara el contenido antes de decidir qué documento subir.

¿Guardar la cotización inicia el seguimiento?

No. Solo organizaste un documento de prueba; no enviaste nada ni avisaste a nadie.

¿Tengo que pagar para hacerlo?

Google y Microsoft explican que estas acciones básicas en sus páginas funcionan con cuentas gratuitas. Debes comprobar espacio y acceso de tu cuenta; la práctica no requiere contratar nada.